Отвлекающие факторы 101: как их обнаружить и избежать

Что вы чувствуете, когда находитесь «в потоке»?

Поток: сосредоточенный, продуктивный, полностью погруженный в свою задачу. Headspace описывает состояние потока как «это чувство текучести между вашим телом и разумом, когда вы полностью поглощены и глубоко сосредоточены на чем-то, за пределами точки отвлечения».

К сожалению, некоторые отвлекающие факторы могут проникнуть внутрь, нарушая даже самое эпичное состояние потока. В таких случаях прерывания особенно раздражают и расстраивают. Вот несколько советов, которые помогут вам избежать отвлекающих факторов.

Как избежать отвлекающих факторов

Вот несколько наиболее распространенных отвлекающих факторов на рабочем месте и способы их устранения.

Шквал писем и чатов

Получение постоянного потока писем, текстов или уведомлений с других платформ личных сообщений отвлекает. Тем более, что эти оповещения редко бывают срочными.

«Иду в комнату отдыха. Кому-нибудь что-нибудь нужно?»

McKinsey обнаружила , что среднестатистический сотрудник тратит 28 процентов своего времени на проверку электронной почты. Это более 10 часов в рабочую неделю. И это касается не только чтения. Это также ответов, а также времени, которое требуется человеку, чтобы вернуться в состояние потока после отвлечения. Что, кстати, составляет в среднем 25 минут на одно отвлечение.

Как это предотвратить:

Используйте общение как инструмент: хотя важно обмениваться информацией между работниками, управление оповещениями и уведомлениями не должно быть всей работой сотрудника (за исключением таких ролей, как обслуживание клиентов). Выбирайте свои электронные письма другим с умом и максимально ограничивайте их. Часто бывает полезно запланировать временные окна в своем календаре для чтения и ответа на электронные письма. За пределами этих часов отключайте уведомления.
Поощряйте короткие видеозвонки: Psychology Today сообщает, что «личное общение на 34 процента эффективнее, чем электронная почта». Это не значит, что всем нужно быть лично. Звонок по Zoom вполне подойдет. Иногда гораздо проще и быстрее разрешить дискуссию таким образом, чем читать и писать ответ.
Создайте тихие часы для команды: выделите блок времени каждый день или неделю, когда никто не может отправлять электронные письма или чаты коллегам, если только это не экстренная ситуация. Сотрудники могут использовать это время, чтобы сосредоточиться на работе.
Установите время для совместной работы: подумайте об этом как об противоположности «тихих часов». Каждая команда требует определенного уровня совместной работы, поэтому попробуйте установить «офисные часы» так же, как ваш любимый преподаватель в школе. Это время, когда ваши коллеги/прямые подчиненные могут прийти к вам с любыми проблемами, проектами или одобрениями, в которых им может потребоваться ваша помощь. Сотрудники также могут использовать эти часы для работы над групповыми проектами.

Бессмысленные встречи

Мы все слышали шутку о том, что «эта встреча могла бы быть электронным письмом». По правде говоря, так оно и могло быть! Опрос показал, что в 72 процентах случаев встречи рассматриваются как неэффективные .

В том же опросе Atlassian сообщила, что 62 процента сотрудников приглашаются на встречи, в приглашении на которые не указана цель. Без цели трудно обосновать встречу и еще труднее к ней подготовиться.

Также помните, что некоторые люди работают по-разному. Например, мозговые штурмы могут быть не тем, чем блистают некоторые сотрудники, но они более чем способны генерировать отличные идеи, если у них есть время подумать. Для других такие встречи — возможность для инноваций на лету.

Встречи не должны отвлекать. Иногда они играют жизненно важную роль в нашей работе. Но есть способы убедиться, что вы извлекаете максимальную пользу из этих встреч.

Как это предотвратить:

Создайте повестку дня встречи: прежде чем планировать встречу, определите, чего именно вы надеетесь достичь. Опишите цели встречи, чтобы вы могли предоставить ее другим участникам, помогая им максимизировать свой вклад.
Приглашайте только необходимый персонал: не всем нужно присутствовать на каждой встрече. После создания повестки дня будьте разборчивы в том, кто должен там быть. Вы можете захотеть пригласить на встречу всю команду, но будьте готовы объяснить, почему. Работайте над созданием психологической безопасности в вашей организации, чтобы, когда кого-то не приглашают на встречу, он знал, что это для его же пользы, а не потому, что его исключили.
Создайте элементы действий для каждого участника: в ходе встречи будут возникать вопросы, которые необходимо решать. Убедитесь, что каждый участник встречи уходит с определенной задачей, которую ему нужно выполнить. Если они уходят без задач, то, вероятно, им изначально не нужно было там быть.
Отклоняйте необязательные встречи: если вас пригласили на встречу, которая не обязательно соответствует вашей роли, свяжитесь с человеком, который ее запланировал, чтобы прояснить его ожидания относительно вашего вклада. Если у них нет четкого представления, дайте им знать, что вы с радостью ответите на любые оставшиеся без ответа вопросы после окончания встречи.

Доступ к каждой битовой информации во Вселенной в вашем кармане (он же смартфон)

У большинства людей в США сейчас есть смартфон. Они помогают нам оставаться на связи с близкими, работой и миром в целом. К лучшему или к худшему, мы сейчас связаны как никогда.

Однако один опрос показал , что сотрудники тратят в среднем два часа в день на просмотр своих телефонов. Эти часы могут быть дорогими. Но большинство людей виновны в том, что проводят в своих телефонах немного больше, чем нужно.

Как это предотвратить:

Вы можете установить правила использования телефона во время работы сотрудников, но ваши сотрудники могут рассматривать это как взрослый эквивалент присмотра за детьми. Вы можете заставить людей оставлять свои телефоны в шкафчиках или на стойке регистрации, но что делать, если у них возникнут какие-то семейные обстоятельства? Одной из стратегий может быть напоминание сотрудникам о неденежной стоимости отвлекающих факторов. Исследование «Цифровые отвлечения и безопасность на рабочем месте», проведенное Screen Education, показало, что смартфоны представляют собой серьезную проблему безопасности.

14 процентов респондентов заявили, что на их рабочем месте произошел по крайней мере один несчастный случай, связанный со смартфоном. Из этих несчастных случаев:
- 59 процентов нанесли ущерб имуществу
- 50 процентов привели к травмам или смерти
Эти цифры еще более шокируют в промышленных условиях. 26 процентов респондентов заявили, что на их рабочем месте произошел несчастный случай, связанный со смартфоном, который привел к:
- Ущерб имуществу – 75 процентов
- Травма или смерть – 58 процентов

Каждый должен быть в курсе своего окружения в любое время. Вы также можете:

Предложите большую гибкость графика: если это возможно, дайте работникам возможность решать, когда и как им работать (в пределах разумного), это поможет сократить количество отвлекающих факторов, связанных с телефоном.
Выделяйте время и пространство для перерывов: когда у людей есть место, где можно немного отдохнуть, они могут использовать это время, чтобы проверить личные электронные письма и сообщения.

Итог: только вы как руководитель можете решить, как управлять людьми и использованием ими телефона.

Постоянный поток посетителей

Когда вы сидите за своим столом и работаете над своим последним проектом, последнее, что вам нужно, — это чтобы вас отвлек посетитель, который не знает, где ему нужно быть. И если вы находитесь ближе всего к вестибюлю или входной двери, вы — их главная цель. Мы называем это синдромом человека, ближайшего к двери (PND) .

PND может случиться в любой организации. Когда сотрудники службы доставки, кандидаты на работу, поставщики или другие люди входят в здание, и нет никого, кто мог бы их немедленно поприветствовать, они либо подходят и докучают вам, либо стоят неловко, пока какая-нибудь бедняга не сжалится над ними и не покажет им, куда идти.

Как это предотвратить:

Это проблема с очень простым решением: система управления посетителями (VMS). VMS, такая как The Receptionist для iPad, — это хороший способ направить ваших посетителей в нужное место. Система очень настраиваемая, что позволяет вам гарантировать, что нужные посетители попадут к нужному человеку.

Токсичная культура

Культура, в которой работники грубы или неуважительны друг к другу, также отвлекает. Трудно выполнять работу во враждебной среде. Статья из MIT Sloan Management Review разбивает токсичную культуру на пять атрибутов:

Неуважение: отсутствие уважения или вежливости по отношению к другим.
Неинклюзивность: неравенство среди маргинализированных лиц (ЛГБТК, инвалидность, раса и т. д.)
Неэтично: нечестность или несоответствующие правилам практики
Жестокий: бросать других под автобус, присваивать себе работу коллеги
Оскорбления: издевательства и преследования

Если в вашей культуре присутствует какой-либо из этих пяти элементов, у вас могут возникнуть проблемы.

Как это предотвратить:

Изменение культуры на рабочем месте не может произойти в одночасье. Это медленный сдвиг, требующий намерения. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы начать:

Признайте проблему: это трудно признать, но если вы теряете своих лучших талантов, ваша культура может их отталкивать. Выходные интервью могут помочь вам найти первопричину.
Проведите опрос: хороший способ услышать мнение всех ваших сотрудников — попросить их предоставить анонимные отзывы.
Будьте готовы действовать в соответствии с их ответами. Если сотрудники заполнят опрос и не внесут никаких изменений, они поверят, что их голоса не имеют значения, а ваши усилия по улучшению культуры являются чисто перформативными.

Быстрая проверка реальности

Отвлекающих факторов не всегда можно избежать. Важно найти способы вернуться в состояние потока после отвлечения. Вот некоторые стратегии:

Воспроизведение музыки в стиле lo-fi через шумоподавляющие наушники
Установите таймер отвлечения внимания — дайте себе 5–10 минут каждый час, чтобы немного отдохнуть от работы.
Избирательность в отношении того, кто и что должно привлечь ваше внимание, когда вы сосредоточены
Оставляя след из хлебных крошек, сделайте небольшую заметку о том, что вы делали до того, как отвлеклись, и о следующих шагах, которые вы намеревались предпринять.

И помните, что не все отвлечения плохи. Иногда нас могут отвлекать хорошие новости или наши семьи, и это нормально. Также неразумно, чтобы менеджеры ожидали от своих сотрудников, что они будут работать, опустив головы, по восемь часов в день. Людям нужны перерывы, чтобы сходить в туалет, перекусить или сделать паузу, чтобы перевести дух и перезагрузить мозги.